Организовать работу команды довольно сложно, особенно, если в вашем подчинении более 5 сотрудников и несколько отделов. Дело усложняется, если кто-то работает удаленно, из дома, других городов или стран. Но проследить, чтобы все работали слаженно, а поставленные задачи не терялись в бесконечной текучке, вполне реально. Правда, одних менеджерских навыков будет недостаточно. Именно в такой ситуации на помощь и приходят сервисы для командной работы, которые помогут вам поставить работу на поток, не утонуть в рутине и освободить ваше время для стратегических задач. Но как выбрать сервис, который будет полезен именно вам, ведь кроме популярных Trello или Jira рынок переполнен похожими решениями? Во-первых, надо обратить внимание на его простоту и удобство использования, понять, можно ли адаптировать его под свои задачи. Не забывайте и про наличие оперативной технической поддержки, которую предлагают далеко на все сервисы. Во-вторых, разберитесь насколько регулярно сервис обновляется, как часто в нем появляется новый функционал и есть ли дополнительные функции, например, трекинг времени. И, наконец, проверьте можно ли интегрировать в него ваши привычные инструменты.

Сегодня мы познакомим вас с лучшими сервисами, которые автоматизируют бизнес-процессы, помогут настроить управление командой, проектом и дадут стимул эффективному росту вашего бизнеса. А чтобы было еще более удобно пользоваться нашими рекомендациями, сервисы сгруппированы по их основному предназначению.

Отслеживание времени, работа над совместными проектами, управление командой

1. Shtab

Shtab (https://shtab.app) предлагает единое пространство для всех процессов, позволяя управлять командой, работать над несколькими проектами, следить за сотрудниками на аутсорсе и повышать продуктивность. Задачи можно смотреть в режимах доски, списка, календаря или матрицы, благодаря чему сразу становится видно, что необходимо сделать срочно, а что не критично и можно отложить. При совместной работе вам не нужно обновлять страницу, все изменения видны в реальном времени.

Функции и преимущества Shtab:

• списки задач для себя и для команды, для отдельных проектов с возможностью строить графики онлайн, диаграммы и получать сводную аналитику;
• удобный поиск по слову, понятный фильтр задач по исполнителям, создателям, контролерам, статусам и дедлайнам. Не нужно иметь более 100 чатов и 200 открытых вкладок, чтобы ничего не терялось;
• есть шаблоны задач, чтобы каждый раз не задавать параметры с нуля;
• подходит как для web-разработчиков, так и для ритейл-компаний
• чек-листы внутри карточек, благодаря чему одну задачу можно разделить по пунктам и определить ответственных;
• можно подключить Telegram-бота, который умеет создавать задачи из чата и напоминать о дедлайнах;
• ссылкой на задачу или список можно поделиться даже с тем, кто не использует сервис;
• есть трекинг времени, который учитывает принципы тайм-менеджмента в работе, что актуально, если сотрудник находится на удаленной работе.

2. Toggl Track

Менеджер задач и трекер времени (https://toggl.com), в котором вы можете управлять доходами и расходами, а также следить за нагрузкой ваших сотрудников и создавать единую систему управления проектами для руководителя.

Функции и преимущества Toggl Track:

• трекинг времени согласуется на нескольких платформах;
• быстрая техподдержка;
• доступно отображение недели, дня и часа;
• можно подключить календари Google и Outlook;
• есть интеграция с бухгалтерскими программами;
• есть пошаговая инструкция для начинающих;
• можно мониторить время в других 100 сервисах с помощью собственного расширения для браузера.

3. Wrike

Облачный сервис для управления работой Wrike (https://www.wrike.com) был создан в 2006 году. В него включены традиционные для трекеров времени сценарии использования, например, управление Agile-проектами, проектами в агентствах, корпоративными проектами, мониторинг удаленной работы и т.д.

Функции и преимущества Wrike:

• предусмотрена защита облачных данных с помощью ключа шифрования;
• вы можете посмотреть историю активности сотрудника, что актуально для сотрудников с гибким рабочим графиком.
• можно выстраивать многоуровневую иерархию задач;
• помогает предотвратить выгорание сотрудников, следить за рабочей нагрузкой;
• позволяет делать динамические отчеты в виде графиков по разным параметрам, в том числе по эффективности сотрудников.

4. Мегаплан

Мегаплан (https://megaplan.ru) — это полноценная CRM-система, в которой можно автоматизировать продажи, задачи, склад, а также управлять клиентской базой. Также можно назначать исполнителей, следить за прогрессом, собирать статистику и общаться с коллегами во внутренних чатах.

Функции и преимущества Мегаплан:

• можно управлять проектами и выстраивать бизнес-процессы с помощью CRM в одной программе;
• общение с клиентами и дублирование в CRM-карточку;
• доступны видеозвонки с командой;
• отлично подходит для промышленных, строительных компаний, сервисных центров и оптовых продаж.

Ментальные карты и создание презентаций

1. MindMeister

Если вы еще не пробовали работать с ментальными (mindmap) картами, то рекомендуем начать с MindMeister (https://www.mindmeister.com). В нем легко делать наглядные схемы, например, стратегию развития проекта или результаты мозгового штурма.

Функции и преимущества MindMeister:

• можно рисовать ментальные карты любой сложности;
• можно разбивать крупные «неподъемные» задачи на более мелкие и тактические;
• можно распределять роли в коллективе и за каждой карточкой закреплять ответственного;
• есть готовые шаблоны карт;
• ментальные карты можно кастомизировать, обозначать группы задач любыми цветами, помечать значками или изображениями;
• легко вносить правки в проект, можно делиться с сотрудниками и видеть все изменения в реальном времени;
• можно сохранять в разных удобных форматах (pdf, jpeg и т.д.).

2. Xmind

Xmind (https://xmind.app) — программа и приложение для создания ментальных карт. Сервис дает возможность работать как самостоятельно, так и с командой. Например, чтобы подготовить презентацию для заказчика с идеями для нейминга компании.

Функции и преимущества Xmind:

• можно удобно добавлять наклейки и разные фигурки, чтобы лучше визуально представлять данные;
• есть синхронизация с облачными хранилищами;
• есть приложения для настольных компьютеров и смартфонов.

3. Mind42

Mind42 (https://mind42.com) — полностью бесплатный сайт для тех, кто ценит минимализм. Это буквально цифровая тетрадь в клетку, где вы сможете создать ментальную карту в режиме онлайн.

Функции и преимущества Mind42:

• схематичные интеллектуальные карты без лишних элементов;
• работает через браузер;
• можно работать с коллегами вместе и одновременно вносить изменения;
• можно ставить задачи, организовывать мероприятия, проводить мозговой штурм;
• карты можно сохранять в формате pdf.

4. Bubbl.us

Этот сервис (https://bubbl.us) поможет вам организовать идеи. Например, выбрать площадки, где можно разместить ваш вебинар на постпродакшене. Вы подберете членов команды под задачу и назначите ответственных. Это то, что одинаково нужно предпринимателям, SMM-менеджерам, SEO-специалистам, контент-менеджерам и IT-специалистам. Также сервис подходит для создания заметок, генерации идей и эффективных презентаций.

Функции и преимущества Bubbl.us:

• минимум видимых кнопок в интерфейсе, что позволяет сосредоточиться только на задаче;
• можно делиться готовыми картами даже в социальных сетях;
• изменения на карте при совместной работе видны в режиме реального времени;
• быстрая регистрация за 1 минуту.

5. Canva

Canva (https://www.canva.com) — это достаточно известный, бесплатный и простой в использовании и онлайн-сервис для работы с дизайном и не только. С помощью этой программы можно также составлять и ментальные карты. Canva была создана более 10 лет назад, уже насчитывает более 75 млн. активных пользователей в 190 странах мира. А если верить создателям, то каждую секунду в этом инструменте создается более 36 дизайнов.

Функции и преимущества Canva:

• готовые дизайны;
• возможности совместного редактирования контента;
• встроенная возможность комментирования;
• быстрая регистрация, за 1 минуту.

Фиксация идей и мыслей, создание текстов

1. WeNote

Приложение (https://www.wenote.me) для создания фото, рисунков и заметок онлайн и офлайн. В сервисе легко добавлять напоминания и мониторить задачи. Больше всего сервис подходит для творческого самовыражения, чем для тайм-менеджмента.

Функции и преимущества WeNote:

• можно настраивать шрифты, выбирать цвета для карточек;
• можно составить план работы с проектом;
• доступны напоминания по задачам;
• есть наглядный встроенный ежедневник, где вы можете создать заметку;
• в заметки онлайн можно добавлять голосовые сообщения;
• идеями можно делиться с коллегами, можно предоставлять доступы и вместе редактировать.

2. WorkFlowy

WorkFlowy (https://workflowy.com) — это не только органайзер для хранения записей. Здесь можно составлять задачи по направлениям и проектам, делиться заметками и вместе работать над файлом.

Функции и преимущества WorkFlowy:

• легко отслеживать задачи;
• не нужна учетная запись для редактирования элементов;
• можно добавлять файлы и фото;
• есть встроенный поиск по слову, чтобы быстро найти нужную заметку;
• можно добавлять к задачам теги, например, #идея, #мысль или #задача;
• данные отображаются списком или в виде Kanban-доски.

3. Nimbus Note

Сервис (https://nimbusweb.me) для заметок, который поддерживает запись аудио и видео. Также работает и как трекер задач.

Функции и преимущества Nimbus Note:

• можно извлекать текст из отсканированных документов;
• удобно создавать напоминания;
• можно добавлять цветные метки для заметок;
• при необходимости можно ставить пароль на личные заметки;
• есть возможность предоставить доступ клиентам;
• можно объединить на одной странице разные форматы (видео с записью экрана, фото, текст, скриншоты или голосовое сообщение), в результате чего получается нечто вроде страницы лендинга со всей нужной вам информацией.

Общение и онлайн-совещания

1. Compass

Корпоративный мессенджер Compass (https://getcompass.ru) предназначен для сфокусированной работы и общения в команде. Подходит для компаний любого размера, онлайн-школ и проектов. Здесь есть гибкие настройки доступа для участников. Вы можете поставить запрет на скачивание и переписку с клиентами. Мессенджер обладает интуитивно-понятным интерфейсом и здесь доступна интеграция с другими сервисами для работы, а бесплатный тариф для небольших команд не содержит каких-либо ограничений в функционале.

Функции и преимущества Compass:

• отдельное рабочее пространство для каждого бизнеса и проекта;
• функционал напоминаний;
• трекер активности участников команды;
• все непрочитанные сообщения в один клик;
• чаты, аудио- и видеозвонки, голосовые;
• комментарии к сообщениям (треды);
• файловое хранилище;
• конструктор чат-ботов;
• интеграция с другими сервисами;
• гибкие настройки доступа для защиты контента;
• служба поддержки внутри приложения.

2. GoToMeeting

С этим сервисом (https://www.goto.com/meeting) вы с легкостью проведете совещание в Сети и объедините удаленных сотрудников.

Функции и преимущества GoToMeeting:

• можно расшарить экран для участников видеоконференции;
• есть встроенные инструменты для рисования;
• можно включить запись экрана, чтобы не забыть договоренности;
• в микрофоне можно включить функцию подавления шума.

3. Zoom

Zoom (https://zoom.us) — это безусловный лидер на рынке сервисов для онлайн-конференций. В нем можно выделять экран участникам звонка, делиться файлами и сохранять записи разговоров.

Функции и преимущества Zoom:

• есть коллективный чат;
• онлайн-доска сообщений;
• можно дополнительно подключить другие продукты: Zoom Spaces (организовывать целые системы конференц-залов), Zoom Events (делать онлайн-мероприятия и вебинары), Zoom Contact Center (облачный контактный центр).

Бонус

• Miro (https://miro.com) — интерактивная онлайн-доска для командного ведения проектов. Предлагает более 100 интеграций с популярными сервисами, включая Google Docs, Figma, Sketch, Zoom и другими. Подходит для всех типов команд. Есть бесплатная ограниченная версия.
• Around 3.0 (https://www.around.co) — сервис для команд численностью до 50 человек. Платформа предлагает проводить онлайн-конференции и совместно работать над проектами, удаляет посторонние шумы, позволяет вместе слушать музыку, играть в мини-игры для сплочения команды и многое другое.
• Switchboard (https://www.switchboard.app) — инструмент для совместной работы удаленных команд, где пользователи могут создавать рабочие пространства и добавлять окна своих приложений на общий рабочий стол, а другие участники — подключаться к нему. Сервис интегрируется с Notion, Figma, Canva и позволяет добавлять заметки или изображения. Платформа находится в стадии бета-тестирования и пока доступна бесплатно.
• Google Workspace (https://workspace.google.com) — облачные понятные сервисы для совместной работы команд численностью до 100 участников: Google Календарь (календарь для планирования совместных встреч), Google Диск (хранение документов в общем рабочем пространстве, доступном для всех участников проекта), Google Docs (совместная работа над документами в режиме реального времени) и Google Meet (онлайн-сервис для проведения видеовстреч).
• Whereby (https://whereby.com) — браузерный сервис для проведения видеовстреч, организованный по принципу групповых видеочатов. Поддерживает демонстрацию экрана, возможность отключать звук, исключать пользователей, приватные конференции, интеграцию с Trello, Google Drive и YouTube, запись звонков, функцию чата с эмодзи, мобильный доступ и другое. Доступна ограниченная бесплатная версия.
• RemoteHQ (https://presence.com) — облачный сервис для удаленной совместной работы и проведения видеоконференций с демонстрацией экрана, организованный по принципу групповых видеочатов. Позволяет совместно просматривать и редактировать web-приложения, добавлять файлы и заметки. Поддерживает интеграцию с Zoom, Slack и другими.
• Freehand (https://www.freehandapp.com) — аналог Miro от Онлайн-доска для совместной работы дизайнеров. Поддерживает синхронизацию со Sketch и Photoshop. Позволяет совместно рисовать прототипы и общаться.
• Hopin Session (Jamm) (https://www.session.com) — сервис для совместной работы с видеозвонками для удаленных команд. В отличие от других инструментов, Hopin Session — настольное приложение. Необходимо установить его и войти в систему. Занимает минимум экранного пространства, поддерживает демонстрацию экрана и запись видео, горячие клавиши, интеграцию со Slack и многое другое. Доступно на Windows и MacOS.
• io (https://frame.io) — продукт Adobe, облачный сервис для совместного редактирования видео и презентаций в режиме реального времени. Поддерживает интеграцию с Premiere Pro, After Effects, Final Cut Pro X и DaVinci Resolve, расширенное комментирование, водяные знаки, управление версиями и многое другое.
• Milanote (https://milanote.com) — cервис для индивидуальной и совместной творческой работы с мультимедийными досками. Пользователи могут рисовать на них, встраивать изображения, видео и удобно размещать их. Есть возможность связывать доски друг с другом.
• io (https://weje.io) — платформа для проектной работы удаленных команд в режиме онлайн (аналог Miro).