Одним из источников лишних затрат в современном банке является устаревший и неоптимальный парк печатающих устройств. Мы часто сталкиваемся со снижением качества печати, повышенным расходом тонера, усиленной амортизацией и постоянным выходом оборудования из строя. Не отличается рациональностью и подход к расположению принтеров в офисе. Сотрудники стремятся использовать то устройство, к которому ему удобнее подойти, невзирая на сложность и объем задания печати, назначение или загруженность устройства и прочие факторы. Поэтому при разработке печатной инфраструктуры этот фактор должен учитываться в обязательном порядке.
Есть и еще одна категория проблем, которая может оказаться серьезнее, чем повышенные затраты на печать. Речь идет об информационной безопасности предприятия. Сегодня специалисты по информационной безопасности банков прекрасно умеют отслеживать почтовый трафик, использование мессенджеров и социальных сетей, работу с внешними носителями информации. Но одним из основных каналов утечек информации по-прежнему остается печать конфиденциальных документов. Порой любой сотрудник легко может распечатать документ и передать его конкурентам. Производительность и уровень защиты функций печати используемых принтеров должна соответствовать самым актуальным потребностям учреждения. Как реализованы эти принципы в Bank of Baku, одном из ведущих банков Азербайджана, мы сегодня и поговорим с директором департамента технической и программной поддержки банка Дмитрием Потаповым.
— Какая цель стояла перед банком?
— В прошлом банк использовал различные модели и марки принтеров. Это приводило к необходимости приобретения и хранения большого количества расходных материалов. Неконтролируемая система отслеживания принтеров была уязвимой из-за высокой совокупной стоимости владения, сложного рабочего процесса и устройств, лишенных защиты. В итоге было принято решение о консолидации и стандартизации среды печати во всех филиалах и бэк-офисах банка.
Во-первых, мы задумались о необходимости стандартизировать свою печатную платформу, чтобы лучше понимать выработку и затраты на печать, повысить эффективность вложенных затрат, лучше использовать функционал печатающих устройств, а также найти возможности для реинжиниринга процессов и повышения уровня автоматизации. Для этого также необходимо было свести вместе и достичь консенсуса между различными заинтересованными сторонами в банке, ответственными за эту инфраструктуру в различных подразделениях компании, включая IТ-отдел и отдел закупок. С учетом предыдущего опыта к процессу планирования были привлечены опытные менеджеры. Во-вторых, нами были протестированы продукты различных производителей и оценены их характеристики.
— Почему вы остановили свой выбор на решениях компании Lexmark?
— Такой производитель, как Lexmark, зарекомендовал себя на рынке в качестве прогрессивного бренда, отвечающего всем современным требованиям по качеству, безопасности и экологичности. Кроме того, продукция Lexmark соответствует специальным техническим требованиям крупнейших заказчиков. С помощью продуктов Lexmark нам удалось модернизировать парк принтеров банка, улучшив соотношение количества устройств на человека, а также сократить связанные с этим расходы на электроэнергию, время печати и расходные материалы. Рабочий процесс также был усовершенствован, а сотрудники филиалов получили возможность обмениваться цифровыми данными. Теперь, пока клиент находится в филиале, в головном офисе готовятся документы для немедленной сверки с базовой банковской системой компании, что позволяет персоналу убедиться, что новый счет был успешно открыт, или, при необходимости, получить дополнительную информацию. Кроме того, большим количеством документов теперь стало можно делиться, не печатая их, а просто отсканировав.
Также хочу отметить, что рано или поздно в любой крупной компании наступает тот критический момент, когда вопрос комплексного управления печатью не просто встает на повестке дня, но требует его оперативного решения. Благодаря появившейся возможности обмена документами без необходимости печати, а также доступа к процессу печати только пользователей, использующих собственные пароли, в нашем банке начали соблюдаться требования международного стандарта ISO 27001 на оптимальное управление рисками информационной безопасности и обеспечение безопасности данных в соответствии с требованиями законодательства.
«Проект оптимизации печати Bank of Baku — это процесс принятия решений правильным деловым партнером, IТ-отделом, который очень хорошо знает свое дело, а также компетентным финансовым отделом для снижения затрат. Такие проекты невозможно реализовать только лишь с поставщиком услуг или просто с хорошим брендом. Необходимо участие всех сторон и компетентность каждого звена бизнес-процессов. Успех возможен только в том случае, если каждый игрок делает правильный пас и правильно его оценивает», — отмечает основатель CMYK MMC, Lexmark Azerbaijan Керем Бозяйла (Kerem Bozyayla).
— Какую роль в процессе поставки и инсталляции оборудования играла компания ULTRA Technologies?
— С компанией ULTRA Technologies наш банк сотрудничает уже более 10 лет. И за этот период компания смогла показать готовность поддерживать необходимый уровень качества в долгосрочной перспективе. ULTRA Technologies всегда тщательно относилась к выбору партнеров, поэтому, узнав что наш проверенный временем партнер является официальным дистрибьютором Lexmark в Азербайджане, исчезли все вопросы о том, с кем мы будем реализовывать данный проект. Как и при реализации предыдущих проектов все работы были выполнены профессионально и с опережением графиков.
— Какие перспективы открывает перед банком развернутая система печати?
— Сейчас банк сосредоточился на аналогичных процессах, которые могли бы принести выгоду от использования подобных технологий, одновременно получая пользу от возможностей системы для общего сокращения объемов печати на фоне развития процессов обмена цифровыми документами, а также расширения возможностей мобильной печати.
