Какой бы налаженной ни была деятельность организации, будь то крупный банк или небольшая компания по подбору персонала, всегда существует риск возникновения форс-мажорных обстоятельств, которые поставят под удар все бизнес-процессы. 1998, 2008, 2013, … — кризисы происходят постоянно, и последние годы наглядно демонстрируют нам такие примеры: несколько финансовых кризисов, которые коснулись мирового сообщества; экономические санкции, наложенные, например, на Россию; военные конфликты в некоторых странах Ближнего Востока, влияющие на обстановку во всем регионе, падение цен на нефть. Наконец, актуальный сейчас режим общемирового карантина.
В таких нестабильных условиях перед каждым работодателем стоит непростая задача: обезопасить свой бизнес и, что немаловажно, своих сотрудников. На помощь, как и во многих других случаях, неизменно приходят информационные технологии. Текущая ситуация с коронавирусом показала, насколько необходима возможность обеспечения удаленной работы сотрудников. Да, на первый взгляд, это довольно тривиальная задача, однако, многие компании оказались не готовы к переводу своих сотрудников на работу из дома. Среди таких компаний не только крупные государственные организации или банки, стандарты безопасности которых ограничивают доступ ко внутренним ресурсам, но и просто коммерческие компании, где подобную возможность не рассматривали и не организовали ранее по каким-то причинам.
Настройка удаленного доступа к системам и/или ресурсам компании — это не единственная сложность, с которой сталкиваются IT-специалисты. Организация быстрой и простой коммуникации сотрудников — это следующая сложная задача. В социальных сетях появилось огромное количество опросов на тему «а как вы выстраиваете удаленные коммуникации», и зачастую наиболее популярный ответ: «используем не менее 3-4 каналов связи, причем часть из них — это не корпоративные системы, а общепринятые средства обмена сообщениями».
Стоит заметить, что даже в наше время повсеместной автоматизации около половины компаний имеют в своем распоряжении только электронную почту и мобильные телефоны. Обладая только таким арсеналом, вести совместную работу не всегда удобно, тем не менее, даже у крупных компаний не всегда доходят руки до установки и настройки систем ведения проектов, формирования базы знаний и т.д.
Кстати, новые возможности для оперативной организации удаленного доступа и совместной работы предоставляют программные продукты с открытым исходным кодом (например, открытая система управления проектами Redmine): не нужно согласовывать приобретение лицензии, соответственно, тратить средства на приобретение продукта, «скачай и пользуйся». Однако не стоит воспринимать такой подход как панацею: опенсурс-платформа не всегда способна на 100% заменить проприетарное решение, да и конечная стоимость внедрения может быть больше, а самое важное — процесс внедрения требует времени и несет риски, поскольку коммерческие решения поддерживаются самим вендором, а продукты с открытым исходным кодом, как правило, — своими силами организации или сторонними компаниями-интеграторами.
Сейчас в ходе общения с нашими заказчиками и партнерами мы выделяем следующие проблемы в деятельности IТ-отделов, которые мешают компаниям оперативно и качественно реагировать на форс-мажорные обстоятельства в части обеспечения непрерывности деятельности компании:
— недостаток компетенций
В инфраструктуре многих организаций встречается целый спектр используемых технологий; основной риск в такого подхода — потребность в постоянном присутствии в штате сотрудников, обладающих глубокой экспертизой по всем внедренным продуктам.
— ограниченные ресурсы рабочих станций/ноутбуков
Руководители IТ-подразделений подавляющего большинства компаний не предполагали, что перевод сотрудников на удаленный формат работы во время пандемии примет такой массовый характер, поэтому столкнулись с дополнительной головной болью помимо возможного отсутствия технических компетенций в процессе организации «удаленки»:
- В том случае, если в офисах принято использование рабочих станций, а не ноутбуков (как, например, во многих банках), то сотрудников предстоит снабдить вычислительными мощностями: часто у работников дома имеются только ограниченные по производительности ПК или ноутбуки, ориентированные на использование в личных целях и не всегда подходящие для выполнения рабочих задач. Это вынуждает работодателя приобретать дополнительные достаточно мощные ноутбуки, что, конечно, является незапланированными расходами. Помимо компьютеров потребуются также новые лицензии на офисные программы и специальное ПО;
- IТ-инфраструктура на время удаленного доступа слабо контролируется; основной риск — утечка данных не только из-за предоставления доступа к системам, ранее находящихся в закрытых периметрах, но и из-за невозможности развернуть на ноутбуках клиенты систем безопасности. По сути, установка стороннего ПО больше не контролируется системными инженерами и сотрудникам службы безопасности, и информация, предназначенная для служебного пользования, становится доступна для программ-шпионов;
- Сами сотрудники далеко не всегда могут самостоятельно настроить свои компьютеры, например, для работы по VPN или разобраться в тонкостях систем управления проектами без посторонней помощи.
Пути решения проблем:
Самыми эффективными методами обеспечить бесперебойную работу организации в части IТ на сегодняшний день можно считать:
- IТ-аутсорс. Речь не идет о необходимости замены IТ-команды организации на специалистов компании-аутсорсеров (хотя, к сожалению, часто сокращение персонала рассматривается как вынужденная антикризисная мера): часто при возникновении внештатных ситуаций команду заказчика необходимо временно усилить опытными специалистами технической поддержки, разработчиками, архитекторами. Такой подход позволяет качественно выполнить работу и не перегрузить собственных специалистов. Многим компаниям во время карантина 2020 года потребовалась помощь сторонних команд даже в задаче экстренного перехода на удаленную работу, не говоря уже о потребности в дополнительных руках в части технической поддержки (такую потребность испытали на себе ритейловые компании и дистрибьюторы продуктов питания в моменты возникновения повышенного спроса на категории товаров первой необходимости на фоне общей паники).
- внедрение облачных технологий: «Облака» — это не только набор технологий, о которых последнее время много говорят, но и архитектура, способная помочь в сокращении трудозатрат на техническую поддержку, масштабирование; облачные платформы успешно становятся площадками для взаимодействия распределенных по разным странам команд без предварительных мероприятий по предоставлению сетевого доступа и выдаче прав. Яркий тому пример — облачные сервисы совместной работы команд от Atlassian.
- использование новых каналов коммуникации: многие из нас замечали, что иногда с коллегами быстрее и проще взаимодействовать не через корпоративную электронную почту, а с помощью мессенджеров. Корпоративная этика компаний все чаще и чаще регламентирует и поощряет использование мессенджеров, чатов и ботов в рабочем процессе. Мессенджеры хорошо показывают себя в случае возникновения форс-мажорных ситуаций, и здесь стоит упомянуть не только о быстром обмене сообщениями и фотографиями, но и о механизме оперативных оповещений, например, с помощью ботов. Кстати, боты находят применение и в задачах технической поддержки. Таким образом задача IТ-отдела — интегрировать мессенджеры в повседневную работу, корректно их настроить и подключить всех сотрудников.
- использование программ для контроля «теневого» программного обеспечения и управления лицензиями, таких как SaasLicense или Oracle CASB: с помощью дополнительных инструментов контроля за ПО можно организовать мониторинг использования лицензионного ПО, а также отследить установки нежелательных программ и утилит, что, соответственно, снизит риски утечки данных.
Нельзя предугадать, какие задачи придется решать IТ-департаментам завтра и насколько оперативно, но, выстроив инфраструктуру, руководствуясь принципами быстрого и надежного масштабирования, можно не только обезопасить компанию от непредвиденных затрат, но и обеспечить максимальную непрерывность бизнеса.
Захаров Алексей, директор по региональному развитию компании DBI (Россия)
