В 95% случаях, если у человека порядок в холодильнике, у него порядок и в рабочих файлах. А 85% респондентов, которые перед отпуском разбирают холодильник, точно так же аккуратно сортируют и электронные документы, прежде чем отправиться на отдых. Такие результаты показало новое исследование* «Лаборатории Касперского», которое получило название «Цифровой бардак». Опрос проводился среди 7000 сотрудников организаций по всему миру.

Привычка к порядку может сыграть хорошую службу в плане защиты корпоративных данных, а хаос в документах, наоборот, создаёт серьёзную угрозу их безопасности. Количество создаваемых сотрудниками цифровых документов всё время увеличивается, а руководители часто имеют слабое представление о том, что и где хранится, а также как распределяется доступ к данным. Устранение цифрового бардака — это сложная задача для компаний, особенно для организаций малого и среднего бизнеса, у которых для этого нет выделенных ресурсов. Важным шагом в её решении является определение того, кто же, собственно, должен отвечать за безопасность электронной переписки и рабочих файлов.

Так, 70% сотрудников считают, что ответственность за распределение прав доступа к документам лежит не на них самих, а на руководителях, сотрудниках IT-отдела и отдела по информационной безопасности. Но ведь человеческий фактор никто не отменял: сотрудники могут случайно или намеренно передавать коллегам или людям со стороны доступ к конфиденциальным данным, а также обходить блокировки с помощью хитроумных инструментов. Сегодня, когда документы множатся с каждым днём и распространена практика ведения совместной работы в одном файле, о последствиях цифрового бардака стоит задумываться каждому сотруднику.

«Сотрудники создают огромное количество файлов. Руководителям стоит принимать во внимание потенциальные риски, связанные с этим процессом, потому что цифровой бардак ставит под угрозу сохранность данных, — говорит Максим Фролов, вице-президент «Лаборатории Касперского» по глобальным продажам. — Конечно, порядок в холодильнике не поможет уберечься от вредоносного ПО, но, если к порядку на компьютере относиться так же щепетильно, как и к организации хранения в холодильнике, то риск стать жертвой информационных угроз станет значительно ниже. Нужно обучать сотрудников аккуратно хранить электронные документы, а также обеспечить их простым, но в то же время эффективным защитным решением, которое облегчит работу».

Для защиты от рисков, связанных с цифровым бардаком, «Лаборатория Касперского» рекомендует компаниям:

• проводить для сотрудников тренинги по повышению киберграмотности, на которых можно отработать практические навыки безопасного поведения в цифровом мире. Помочь в этом может, например, платформа Kaspersky Automated Security Awareness Platform (ASAP);
• делать резервное копирование и шифрование файлов для дополнительной защиты в случае утери устройства и утечки данных;
• регулярно обновлять программное обеспечение, чтобы избежать наличия незакрытых уязвимостей;
• выбрать подходящее решение для защиты малого и среднего бизнеса с простым управлением и проверенными функциями безопасности, например, Kaspersky Small Office Security или Kaspersky Endpoint Security Cloud.

*Исследование «Цифровой бардак» (Digital Clutter) проводилось в декабре 2018 — январе 2019 гг. компанией OnePoll по заказу «Лаборатории Касперского». В ходе опроса изучалось, как одни и те же привычки влияют на человека в быту и на работе. В опросе приняли участие 7000 сотрудников организаций по всему миру.