Мы не хотим работать в офисе

«Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники были наиболее эффективными, позвольте им работать там, где им удобно». Недавний опрос от FlexJobs обнаружил, что только 7% работников считают офис наиболее плодотворным местом для работы. При этом 51% предпочли бы работать дома, а 8% выбрали бы кафе, коворкинг, библиотеку или что-то еще, но не офис. При этом основной причиной для подобного формата работы 79% опрошенных считают достижение баланса между работой и жизнью, 48% называют экономию времени и 47% — снижение уровня стресса. 51% опрошенных считают, что работать дома комфортнее, а 67% называют главным фактором, влияющим на их выбор, отсутствие отвлекающих факторов. Аналогичным образом исследование рабочих мест в США в 2013 году, проведенное компанией Gensler, обнаружило, что 69% работников недовольны уровнем шума в рабочем пространстве. А 53% работников отвлекают другие тогда, когда они пытаются сосредоточиться.

Что касается эффективности, то, согласно опубликованному американской научно-исследовательской компанией Gallup отчету за 2015 год, только 32% сотрудников полностью вовлечены в выполнение своих непосредственных обязанностей, когда они находятся на рабочем месте. В компании Gallup характеризуют «вовлеченность персонала», как «…заинтересованность и преданность своей работе». Их исследование показывает, что вовлеченность сотрудников является ключевым фактором для повышения производительности, рентабельности и привлечения новых клиентов. Не лишним будет напомнить, что каждый из этих показателей важны для финансового успеха любой компании. Научно-исследовательская фирма также выяснила, что из-за недостаточной мотивации сотрудников в рабочие процессы компании теряют от 400 до 500 тысяч долларов в год.

О чем говорят эти данные? Это новая реальность или временная реакция сотрудников на желание руководителей сделать офис вторым домом? Как много в последнее время мы видим работодателей, желающих завлечь в офисы работающих людей максимально комфортными условиями и не отпускать домой? В любом случае, стремление работать не в офисе и быть мобильным — это тренд, на который стоит обратить внимание при создании рабочих условий, в которых каждый рядовой сотрудник, менеджер и руководитель принесут максимальную пользу компании.

Больше мобильности, а значит вовлеченности сотрудников

Оптимизация рабочего пространства за счет мобильных технологий может решить проблему вовлеченности персонала — это демонстрируют результаты глобального исследования The Economist Intelligence Unit (EIU) британской мультинациональной медийной компании The Economist Group. В частности, компании, которые были отмечены их работниками, как новаторы в области использования новейших мобильных технологий, в среднем продемонстрировали прирост на 16% в показателях продуктивности, творческий потенциал вырос на 18% и на 23% повысились общие показатели роста, по сравнению с организациями, у которых поддержка мобильных технологий развита слабо.

В данном случае мы говорим больше, чем о простом использовании мобильных устройств, предоставляемых компанией, или использовании собственных устройств сотрудников в рамках популярной ныне политики Bring Your Own Device (BYOD). Брайан Кац (Brian Katz), директор фармацевтической компании Sanofi, где активно используется данный подход, в своем блоге разъясняет, что «…ключевым моментом мобильности прежде всего является понимание пользователями того, как они обрабатывают информацию на своих устройствах».

Чтобы быть готовым к внедрению мобильных технологий, компания должна понимать, что процесс состоит из нескольких этапов. Общая концепция мобильности включает в себя внедрение специальных приложений для работы на разных платформах. К примеру, среда Unified Communications может обеспечить подобные возможности. Сотрудники получают возможность подключаться к корпоративным ресурсам связи из разных каналов — почты, чата, телефонной связи. При этом у сотрудников появляется возможность легко организовать совещания совершенно из любой точки планеты и любого места, главное, чтобы у них был доступ к интернету.

Важно, чтобы организация была готова обеспечить сохранность данных компании. Так, например, с помощью облачных технологий пользователи, пока они находятся вне офиса, могут легко начать работать на смартфоне или ноутбуке, а уже позже завершить процесс на своем рабочем месте. Руководителям стоит обратить внимание на технологическую составляющую — правильно подобранные устройства, в том числе гарнитуры и спикерфоны, которые помогут обеспечить качественную связь в любом месте. Таким образом во время телефонных переговоров сотрудники будут выглядеть успешно в глазах ваших партнеров и заказчиков и демонстрировать профессионализм вашей компании.

Еще несколько фактов, которые, возможно, помогут оценить преимущества организации мобильной работы:

• 49% респондентов считают, что возможность работать в любом месте и в любое время оказывает положительное влияние на их производительность;
• 38% респондентов сообщили, что возможность эффективной совместной работы является для них наиболее важным фактором, влияющим на их творческий потенциал и лояльность;
• 42% опрошенных считают, что возможность быстро и легко получить доступ к информации оказывает наибольшее влияние на их производительность;
• 32% сотрудников ответили, что возможность работать в любом месте, в том числе в пределах офиса, является самым большим фактором, способствующим их творческому потенциалу, и 29% опрошенных заявили, что гибкость в выборе рабочего места оказывает наибольшее влияние на их лояльность.

Виртуальные совещания — как их сделать эффективными

«Если хотите убить время на работе, соберите совещание», — наверняка, вы слышали подобную поговорку. Недавнее исследование Plantronics показало, что более 40% опрошенных проводят на совещании от 11 до 30 часов в неделю. И только 2% сказали, что этого времени недостаточно. При этом время уходит не только на сами совещания, но также и на подготовку к ним и работу после. Мы понимаем насколько важно превратить совещания из «пожирателей» времени в эффективный рабочий инструмент. При этом у сотрудников должна быть возможность проведения совместной работы, даже если они находятся не в одном офисе и работают к примеру, дистанционно. Подобные совещания мы называем виртуальными.

В компании Plantronics следуют философии «Умной работы», которая позволяет сотрудникам работать так, как им удобно. Согласно принципам данного подхода к организации рабочих процессов, сотрудникам необязательно находиться в одно и то же время в одном месте. Не важно, где находится человек, он может связаться со своим коллегой также эффективно, как если бы тот находился за соседним столом. Частью такого подхода в компании являются «Умные совещания», и вот на что в компании рекомендуют обратить внимание:

1. Пространство – в Plantronics офисы созданы в виде открытых пространств со множеством мест для совместной работы и проведения совещаний. Для виртуальных совещаний используется технология Unified Communications.
2. Время — в компании постоянно анализируют, как можно эффективнее проводить совещания и сокращают время на их проведение.
3. Подготовка — был создан документ с рекомендациями для подготовки к совещаниям. Это позволяет сделать их максимально продуктивными. Первый вопрос, который обсуждается на встрече — цель, которую хотят сегодня достичь. Заранее все участники получают повестку с вопросами для обсуждения.
4. Участники — приглашаются только те коллеги, чье участие действительно необходимо. В Plantronics заранее стараются удостовериться, что каждый понимает, почему он приглашен и насколько важно его присутствие.
5. Этикет — важно, особенно для тех, кто участвует удаленно, понимать, какую роль играет качество соединения, громкость голоса, отсутствие внешних шумов. Организатор обязательно следит за тем, чтобы все запланированные вопросы были подняты.
6. Результаты — протокол совещания с зафиксированными решениями, ответственными сотрудниками обязательно получает каждый участник совещания. Часто в компании просят коллег оценить, насколько проведенная встреча была эффективной, что можно улучшить.
7. Обучение — в Plantronics есть несколько коротких on-line тренингов, которые демонстрируют основные принципы проведения эффективных совещаний. Все они расположены на портале с ресурсами для сотрудников.

В Plantronics считают, что сегодняшний офис — это не только физическое пространство. Рабочим может быть любое место, в том числе виртуальное. Имея доступ к высокоскоростному интернету, облачным сервисам для совместной работы, мобильным технологиям и аудиооборудованию отличного качества, люди могут взаимодействовать в любое время. Работа — это больше состояние ума, а не места, где человек находится, но при этом многое зависит от технологий. Когда речь идет о виртуальных совещаниях качество соединения является критичным. Это единственный способ обеспечить вовлечение каждого участника встречи, сделать так, чтобы он был услышанным и его услышали, а если мы говорим о видеоконференции, то, чтобы и увидели. Главная задача во время виртуальных совещаний организовать процесс таким образом, чтобы люди чувствовали, как будто они сидят за одним столом. Разговор не должен проходить под напряжением, визуальные материалы должны быть доступны, технологии должны не препятствовать общению, а делать его более свободным и непринужденным. Возможность демонстрировать экран, видео — эти функции обеспечат еще более продуктивную работу. Качество звука также является очень важным во время проведения виртуальных совещаний. HD-звук сможет обеспечить эффект присутствия, а если звонящий находится в шумном пространстве, то возможность остановить передачу голоса и технология, защищающая от внешних звуков, сделают общение максимально комфортным.

Только офис и ничего больше!

А что же делать тогда, когда работодатель не готов разрешить сотруднику быть мобильным или работать удаленно? В этом случае рабочее пространство важно организовать таким образом, чтобы уровень продуктивности сотрудников не снижался. Примечательно, что специалисты компании Oxford Economics опросили 600 руководителей и 600 рядовых сотрудников и узнали, что на работе опрошенные хотят именно работать. А главным приоритетом в дизайне офиса является возможность сосредоточиться, а не наличие, к примеру, бесплатной еды.

Как поступить в этом случае? Создать максимально комфортную среду для работы, которая позволит достигнуть отличных рабочих результатов, можно, во-первых, решив проблему шума. Снабдите команду необходимыми инструментами, к примеру, такими как гарнитуры, которые блокирует шум и нивелирует отвлекающие внимание факторы. Гарнитура помогает сотрудникам сосредоточиться в пространстве Open Space. Гарнитура позволяет сотрудникам слушать из любимую музыку во время работы, что также может повысить продуктивность. Тереса Лесиук (Teresa Lesiuk), ассистент профессора по музыкальной терапии из Университета Майами, обнаружила, что разработчики программного обеспечения, которые слушали музыку во время работы, быстрее справлялись с поставленными задачами и предлагали новые идеи.

Во-вторых, создайте удобные места работы под конкретные задачи. Компании также могут обеспечить своих сотрудников возможностью выбора места для решения конкретных задач. Многим рабочим необходимы разные места и обстановка для совместной работы, обсуждения, концентрации и размышлений, например, переговорные комнаты или пространства, где сотрудники могут сосредоточиться. Если руководители компании смогут поспособствовать созданию такого окружения, то наверняка производительность и удовлетворенность сотрудников офиса увеличится.

Создавайте конкурентные преимущества

Предлагая сотрудникам возможность работать в определенные дни удаленно, а также обеспечение условий для мобильной работы, может стать конкурентным преимуществом компании для сохранения рабочей силы. Исследование Plantronics показало, что 64% владельцев малого бизнеса считают, что возможность работать удаленно помогает им нанимать и сохранять в штате ключевых сотрудников. Возможно сочетание рабочих часов в офисе и вне его стен станет вашим ключиком в достижении максимальных показателей эффективности.

Дмитрий Архипов, руководитель направления бизнес-решений компании Plantronics.

По вопросам приобретения продукции Plantronics в Азербайджане вы можете обратиться в компанию Abris Distribution по адресу: AZ1130, Баку, ул. А.Гулиева, корпус «Б», «Бабек-плаза». Телефон: (+99412) 564-06-81. Электронная почта: [email protected].